Surat Bisnis: Apakah Anda Benar-Benar Tahu Apa Mereka?

Dua “bantuan penulisan” situs web saya menerima lebih dari dua juta pengunjung per tahun untuk mencari informasi dan templat untuk membantu mereka menulis. Artikel ini dipersembahkan oleh pusat parfum cinta choirose yang merupakan distributor di pusat parfum cinta choirose dengan harga terbaik.

Dengan banyaknya pengunjung, saya mendapatkan ide yang cukup akurat tentang apa yang orang cari dengan cara menulis surat membantu. Bahkan, sejumlah besar orang tiba di situs saya berdasarkan frasa pencarian “surat bisnis”.

Sekarang, sekilas istilah “surat bisnis” masuk akal. Tapi, tunggu sebentar di sini! Apa sebenarnya yang mereka maksud dengan “surat bisnis”? Nah, ternyata mereka tidak yakin. Apa yang menjadi inti dalam banyak kasus adalah bahwa orang yang melakukan pencarian terlibat dalam beberapa jenis “bisnis” (sebagai pemilik atau karyawan) dan mereka perlu menulis semacam “surat” yang terkait dengan bisnis mereka. Oleh karena itu, frasa pencarian mereka “surat bisnis”.

Saya sering mendapat e-mail dari orang-orang yang menanyakan apakah saya memiliki template surat bisnis, atau apakah saya dapat menulis surat bisnis kepada mereka. Tanpa kecuali, saya harus membalas mereka menanyakan “jenis surat bisnis apa, apa tujuan spesifiknya”? Faktanya adalah; “Surat bisnis” adalah istilah yang sangat umum yang dapat berarti salah satu dari banyak jenis surat spesifik yang berbeda.

Dengan demikian, sisa artikel ini akan menjelaskan secara tepat surat bisnis apa.

Meskipun meluasnya penggunaan e-mail dalam perdagangan saat ini, surat bisnis tradisional masih merupakan cara utama bahwa sebagian besar bisnis secara resmi berkomunikasi dengan pelanggan dan bisnis lainnya.

Ini terutama terjadi ketika bisnis ingin memformalkan kesepakatan atau pemahaman. Sejauh ini, email sangat bagus untuk semua pekerjaan persiapan, tetapi surat bisnis formal masih paling sering dibutuhkan untuk “menyegel kesepakatan”.

Ada dua kategori keseluruhan surat bisnis: bisnis-ke-bisnis, dan bisnis-ke-pelanggan.

SURAT USAHA-BISNIS
Sebagian besar surat bisnis-ke-bisnis ditulis untuk mengkonfirmasi hal-hal yang telah didiskusikan di antara para pejabat dalam rapat, di telepon, atau melalui e-mail.

Dapatkah Anda membayangkan huruf-huruf yang harus bolak-balik untuk mencakup semua pertanyaan dan kemungkinan yang dapat tercakup dalam rapat satu jam, panggilan telepon setengah jam, atau beberapa e-mail cepat?

Tujuan utama surat bisnis tipikal adalah untuk meresmikan perincian yang masuk dalam diskusi tersebut, dan untuk memberikan informasi tambahan yang disepakati.

Selama bertahun-tahun, standar-standar umum tertentu telah berevolusi di dunia bisnis yang sebagian besar bisnis gunakan dalam menyusun bisnis mereka ke korespondensi bisnis. 10 huruf bisnis-ke-bisnis teratas yang dicari orang-orang di situs web bantuan penulisan saya, dalam urutan popularitas, adalah sebagai berikut:

1. surat ucapan terima kasih
2. surat pengantar
3. surat lamaran
4. surat keuangan
5. surat pemasaran
6. surat penjualan
7. surat proyek
8. surat undangan
9. surat karyawan
10. surat ucapan selamat

Meskipun istilah di atas jauh lebih spesifik daripada istilah umum “surat bisnis” ada beberapa jenis dari masing-masing huruf di atas, tergantung pada tujuan surat itu. Misalnya, “surat keuangan” bisnis-ke-bisnis dapat berupa: surat penagihan, surat persetujuan kredit, surat penolakan kredit, faktur, kutipan harga, dll.

BISNIS DENGAN SURAT PELANGGAN
Ada banyak jenis surat bisnis-ke-pelanggan yang berbeda. Mereka termasuk: surat penjualan dan pemasaran, surat informasi, surat pengakuan pesanan, surat status pemesanan, surat penagihan, antara lain.

Seperti halnya surat bisnis-ke-bisnis, selama bertahun-tahun standar umum tertentu telah berevolusi di dunia bisnis yang sebagian besar bisnis gunakan dalam menyusun surat kepada pelanggan yang ada dan calon pelanggan.

Tentu saja, pergi ke arah lain adalah surat dari pelanggan ke bisnis. Ini termasuk: surat pesanan, surat permintaan status pesanan, surat keluhan, dan lainnya.

Karena ini adalah surat yang dihasilkan pelanggan, tidak ada harapan khusus bahwa mereka mengikuti standar penulisan huruf tertentu. Biasanya, mereka ditangani seperti korespondensi pribadi lainnya.

10 surat bisnis-ke-pelanggan teratas yang dicari orang-orang di situs web bantuan penulisan saya, dalam urutan popularitas, adalah sebagai berikut:

1. surat lamaran
2. surat hubungan pelanggan
3. surat keuangan
4. surat kredit
5. surat pengantar
6. surat status pesanan
7. surat penjualan
8. surat pemasaran
9. surat pengumuman
10. surat permintaan maaf

Mirip dengan situasi dengan surat bisnis-ke-bisnis yang dibahas di bagian sebelumnya; Meskipun jenis surat bisnis-ke-pelanggan di atas jauh lebih spesifik daripada istilah umum “surat bisnis”, ada juga beberapa jenis dari masing-masing huruf di atas, tergantung pada tujuan surat itu. Misalnya, “surat hubungan pelanggan” bisnis-ke-pelanggan dapat berupa salah satu dari: tanggapan atas keluhan, tindak lanjut dengan pelanggan baru, pemberitahuan layanan terputus, surat pengakuan, undangan khusus, selamat datang ke pelanggan baru, dll. .

BOTTOM-LINE
Seperti yang Anda lihat dari atas, menetapkan bahwa Anda mencari “surat bisnis” tidak terlalu mencerahkan. Anda harus spesifik dan menentukan tujuan dari surat itu; yaitu, tepatnya apa arti surat itu untuk berkomunikasi?

Penting untuk tidak mengacaukan huruf non-bisnis dengan huruf bisnis. Misalnya: surat lamaran pekerjaan, surat lamaran CV dan resume, surat rekomendasi kerja, dan surat rekomendasi terkait, referensi karakter, surat pengunduran diri, dll. BUKAN surat bisnis.

Anda mungkin terkejut ketika mengetahui bahwa lebih dari 75% dari semua pengunjung situs web bantuan penulisan utama saya sedang mencari informasi tentang cara menulis hanya 20 surat teratas yang tercantum di atas. Bahkan, ternyata 90% dari lebih dari 1 juta orang yang mengunjungi situs itu setiap tahun mencari bantuan penulisan surat mencari bantuan dengan salah satu dari daftar 25 huruf.

Itu sebabnya semua toolkit penulisan surat saya berfokus pada beberapa variasi dari sekitar 40 jenis surat spesifik yang mencakup lebih dari 95% dari SEMUA surat yang pernah ditulis.